Penilaian prestasi kakitangan awam. Ada apa dengannya?

17/07/2013 20:07

Ada apa dengan penilaian prestasi? 

Sejarah penilaian prestasi kakitangan telah bermula sejak lama dulu. Namun  laporannya seringkali dipertikaikan oleh kebanyakan orang. Zaman sistem saraan baru telah memulakan polemik yang sehingga  kini belum bersudahan apabila penilaian prestasi telah diberikan nilai material. Ada perebutan berlaku, ada penganiayaan berlaku, ada amanah yang dikhianati dan sebagainya.

Isu 1: Pengurusan penilaian prestasi.

Penilaian prestasi tahunan atau performance appraisal adalah salah satu cabang pengurusan sumber manusia dalam organisasi. Ini bermakna, mereka yang terlibat menilai prestasi tahunan kakitangan bawahan sewajarnya memiliki ilmu dan kemahiran mengurus dan menilai dengan menduduki kursus dalam bidang ini walaupun pada peringkat sijil. Keperluan ini berbangkit bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran membuat penilaian yang lebih adil. Malangnya aspek ini telah diabaikan oleh kebanyakan organisasi yang akhir menyebabkan penilaian prestasi dibuat berdasarkan budibicara semata-mata.

Isu 2: Kesaha dan kebolehpercayaan penilaian

Ketekalan penilaian sangat penting untuk menjamin keesahan dan kebolehpercayaan sesuatu penilaian. Isu sangat kritikal dalam sistem penilaian prestasi kakitangan awam di Malaysia kerana jurang perbezaan yang sangat ketara  anatara item-item penilaian yang terkandung dalam borang penilaian. Perbezaan juga wujud antara penilaian yang dibuat oleh pegawai penilain. Setiap pegawai penilaian mempunyai piawai tersendiri yang telah menyebabkan sisihan piawai antara mereka terlalu besar. Masing-masing mempunyai tafsiran tersendiri. Tafsiran-tafsiran bebas seumpama ini telah meletakkan penilaian prestasi hilang ketekalan. Perbezaan juga wujud antara jabatan dan organisasi bergantung kepada sikap dan emosi pegawai penilai pada ketika penilaian dibuat.

Isu 3: Manipulasi wajaran penilaian prestasi oleh ketua jabatan

Hakikatnya wajaran yang ditetapkan dalam borang penilaian prestasi telah membuka ruang yang tersangat luas untuk mudah dimanipulasi oleh ketua jabatan. Bayangkan hanya lima peratus sahaja yang sukar dimanipulasi kerana sifatnya yang objektif iaitu ruang sumbangan kepada pihak luar. Manakala bakinya adalah 95 peratus terserah kepada budi bicara ketua jabatan. Julat ini terlalu luas yang membawa maksud  bahawa ketua jabatan mempunyai atau hampir mempunyai kuasa mutlak memanipulasi penilaian prestasi. Keadaan ini sangat buruk jika ketua jabatan merupakan orang sangat beremosi atau lazimnya sering berada di bawah kawalan nafsu atau emosi negatif yang berniat menggunakan peluang menilaian prestasi untuk membalas dendam atau menghukum kakitangan bawahan atas sesuatu alasan yang telah berlaku terdahulu. 

Isu 4: Nilai laporan penilaian prestasi tahunan

Mutakhir ini markah penilaian prestasi sering kali digunakan untuk menentukan kelayakan seseorang kakitangan untuk memperoleh apa-apa habuan seperti kenaikan pangkat dan anugerah perkhidmatan cemerlang, maka pada tahap ini ketua-ketua jabatan akan menaikkan markah kakitangan bawahan secara tidak wajar untuk membolehkan mereka bersaing merebut habuan tersebut antara jabatan. Justeru laporan penilaian prestasi sudah tidak lagi mempunyai kualiti. Nilai laporan penilaian prestasi telah menjadi tidak bermakna untuk menggambarkan keupayaan sebenar kakitangan. 

Cadangan penambahbaikan

Cadangan 1: Latihan kemahiran menilai prestasi

Kebanyakan pegawai penilai prestasi tidak mendapat latihan yang khusus berkaitan dengannya sedangkan ia merupakan suatu tugas berat untuk menentukan masa depan kakitangan bawahan. Kebanyakan pegawai penilai hanya bergantung kepada perkongsian pengalaman dalam kalangan mereka tanpa bersandarkan kepada disiplin ilmu yang khusus dalam bidang ini.  Justeru adalah dicadangkan pihak bertanggungjawab untuk mengelola sekurang-kurangnya satu kursus pendek (seminggu) untuk para pegawai penilain. Adalah lebih baik jika disyaratkan para pegawai penilai memiliki sekurang-kurangnya Sijil Pengurusan Sumber Manusia bagi melayakkan mereka membuat penilaian. Pengalaman menilai yang berasaskan ilmu adalah suatu penilaian yang mempunyai dasar yang kukuh dan kaedah tekal lagi adil.

Cadangan 2: Moderasi pemarkahan penilaian prestasi

Lazimnya pemarkahan nilai prestasi tahunan kakitangan bawahan dalam kebanykan organisasi hanya ditentukan oleh dua orang penilai sahaja iaitu Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) sedangkan kedapatan Pegawai Yang Dinilai (PYD) bekerja di bawah pemantauan pelbagai pihak. Justeru banyak bahagian dalam bidang tugas PYD yang mungkin tidak diketahui oleh dua orang pegawai penilai berkenaan. Contohnya, guru yang bertugas dalam kejohanan di peringkat daerah dan negeri berada di bawah pegawai peringkat daerah dan negeri dan pegawai penilai mungkin tiada maklumat tentang kecemerlangan tugas PYD di peringkat daerah dan negeri. Justeru dicadangkan agar penilaian prestasi tidak dimonopoli oleh dua orang pegawai penilai sahaja. Di sekolah misalnya, sekurang-kurangnya pasukan penilai perlu melibatkan pengetua, tiga orang penolong kanan dan empat orang guru kanan. Apabila prestasi dinilai oleh satu pasukan maka maklumat yang terkumpul bagi menyokong penilaian sudah semestinya juga banyak. Maka penilaian yang dibuat ada bukti dan saksi.

Cadangan 3: Mengecailkan skop budibicara

Kita dapati skop budibicara dalam borang penilaian prestasi tahunan terlalu luas dan hampir mutlak iaitu 95% berbanding 5% untuk sumbangan yang lebih bersandarkan kepada bukti dan sukar dinafikan. Ruang budibicara yang sangat luas ini akan mendatangkan implikasi buruk terhadap prestasi seseorang pegawai. Ketua jabatan mempunyai kuasa yang hampir mutlak untuk membuat keputusan terhadap prestsi seseorang pegawai. Ada baiknya jika ruang budibicara ini dikecilkan kerana budibicara akan sentiada dipengaruhi oleh emosi dan nafsu. Penilaian yang dibuat berdasarkan perasaan hubungan antara PPP dengan PYD, jika baiklah hubungan itu maka tinggilah markahnya walaupun PYD kurang cekap melaksanakan tugas. Adalah dicadangkan agar komposisi penilaian seperti berikut:

1. Sumbangan kepada pihak luar 5%
2. Penyempurnaan tugas berdasarkan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) 85%
3. Sokongan ketua jabatan (budibicara) 10%

Selama ini kita telah menghasilkan SKT yang sangat baik, tetapi apabila penilaian dibuat ia tidak dirujuk. Jika dirujukpun ia tetap bersifat holistik tanpa berasaskan bukti juga. Wajaran 85% itu boleh dianggar oleh PYD sejak awal tahun sebagaimana  dipersetujui oleh ketua jabatan. Jika kesemua tugas dapat dilaksanakan dengan baik, maka wajaran 85% itu adalah tetap. Jika 85%sudah tersedua, maka PYD perlu menggiatkan usaha untuk memenuhi wajaran 5% untuk sumbangan kepada pihak luar. Jika ada sumbangan pada peringkat kebangsaan atau antara bangsa, maka wajaran 5% itu adalah tetap. Hanya PYD perlu bertawakkal kepada Allah untuk memperoleh 10% wajaran daripada budibicara ketua jabatan.

Cadangan 4: Penilaian bersifat rabbani

Semua ketua jabatan boleh dikatakan mempunyai ego masing-masing. Tiadak salahlah apabila ada ungkapan: JIKA ANDA HENDAK MELIHAT AKHLAK SESEORANG, BERILAH KUASA KEPADANYA. Apabila kita dikurniakan kenaikan pangkat, berapa ramaikah dalam kalangan ketua jabatan yang terus menunaikan sujud syukur berterima kasih kepada rezeki Allah. Atau kita berbangga dengan kejayaan kita sehingga dinaikan pangkat atau kita dinaikan pangkat kerana sudah tua (senior) padahal prestasi kita kita sepadan dengan jawatan kita. Justeru kuasa yang dikurniakan oleh Allah kepada kita gunakanlah sebaik mungkin untuk menegakkan makruf dan mencegah kemunkaran. Dalam konteks penilaian prestasi tahunan, maka pegawai penilai yang bertanggungjawab akan mendasarkan keputusannya kepada asas rabbani. Pegawai penilai akan bangun malam (qiamullail) memuhasabah diri dan orang bawahan dan melakukan solat sunat istikharah memohon petunjuk daripada Allah agar keputusan yang bakal dibuat berasaskan ketaqwaan kepada Allah dalam erti kata takutkan azab Allah jika amanah yang dipegang dikhianati. 

Penutup

Semoga semua idea yang dikemukakan dalam blog ini dapat memberikan sedikit input kepada kita untuk sama-sama nasihat menasihati seperti disarankan oleh Allah dalam surah Al-Asr. Mana yang baik semuanya atas kehendak Allah jua, mana yang kekurangan sebenarnya itulah kelemahan saya. Saya garapkan isu ini atas ilmu saya dalam pengurusan sumber manusia dan pengalaman saya sebagai pentadbir di sekolah yang pernah membuat penilaian prestasi walaupun tidak berapa kali, tetapi berusaha untuk berlaku adil kepada semua orang. Semoga penilaian prestasi yang kita buat tidak mengundang kemurkaan Allah kerana menzalimi orang lain kerana sesungguhnya Allah telah memberi jaminan bahawa doa orang dizalimi tiada sebarang pendinding untuk sampai kepada-Nya.

Sekian, wassalam.