KERTAS KERJA PENGURUSAN ORGANISASI DAN KEPIMPINAN

27/01/2012 08:45

Pengurusan organisasi dan kepimpinan*

Disediakan oleh;

USTAZ MD ZUKI BIN HASHIM

Guru Cemerlang Gred DG52,

Jabatan Pendidikan Islam & Moral, IPG Kampus Sultan Abdul Halim

 

Pendahuluan

 

Pengurusan organisasi menuntut kemantapan ilmu dan kemahiran yang tinggi untuk menjadikan sesebuah entiti itu dinamik dan berhasil.  Dalam kertas ini tumpuan akan diberikan kepada tiga elemen utama yang terdapat dalam tajuk yang dicadangkan kepada pembentang iaitu pengurusan, organisasi dan kepimpinan.  Walaupun begitu, perbincangan hanya pada tahap asas sahaja memandangkan kekangan masa penyampaian yang diperuntukan.   Namun begitu, sebagai menyahut kepentingan perkongsian ilmu dengan para peserta, maka huraian yang dipersembahkan telah diusahakan agar mampu merangkum ketiga-tiga elemen itu dalam satu dimensi yang bermakna dan saling menambahbaik antara satu sama lain.

 

*Kertas kerja telah dibentang dalam kursus kepimpinan pelajar anjuran Badan Dakwah & Surau, IPG KSAH pada 28 Julai 2011 di Pusat Peranginan Bendang Man, Sik, Kedah Darul Aman. Kertas kerja boleh dimuaturun di alamat: https://www.mediafire.com/?8wycoy9yytxy9m1

 

 

Konsep mengurus

 

            Mengurus dan mentadbir alam ini merupakan perintah Allah yang telah diamanahkaan kepada manusia kerana mereka telah mengaku sanggup untuk melaksanakannya setelah ditolak oleh sekalian makhluk yang ada di muka bumi.  Namun begitu Allah memperingatkan manusia bahawa mereka mempunyai dua kelemahan utama iaitu suka melakukan kezalimaan apabila memiliki kuasa dan jahil dalam pelbagai bidang ilmu.  Oleh sebab itu Allah telah berulangkali menegaskan kepentingan menuntut ilmu dan kelebihan sentiasa berfikir dalam beberapa ayat Al-Quran supaya manusia tidak mengabaikannya.  Di antara ilmu yang dimaksudkan ialah ilmu pengurusan.

 

Teradapt dua elemen pengurusan yang seringkali mendasari kehidupan seseorang iaitu pengurusan masa dan pengurusan kerja.  Inilah rutin harian kita yang hidup.  Apa juga pekerjaan kita, maka dua elemen inilah yang menjadi asas perencanaan kehidupan harian. Sebenarnya yang kita urus secara langsung ialah kerja.  Kita tidak mengurus masa kerana ia beredar mengikut ketetapan azali. Jika digabung kedua-duanya, maka kita sebenarnya mengurus kerja bersaskan rangka waktu ( time frame ) yang telah diperuntukan.  

 

Pengurusan merupakan aktiviti merancang, mengelola, mengarah dan mengawal sumber manusia, material, maklumat, teknologi dan kewangan bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan.  Kefahaman mengenai perincian penerangan berkaitan fungsi-fungsi pengurusan penting bagi meningkatkan kualiti kerja seseorang pengurus.

Rajah 1:

Konsep Pengurusan

 

 

 

            Perancangan merupakan proses membuat keputusan dan membina  ketetapan-ketetapan berasaskan sumber-sumber yang ada  untuk dijadikan panduan kepada aktiviti-aktiviti pengurusan seterusnya.  Menurut  Koontz dan Wiehrich (1991 ) bahawa merancang melibatkan proses membuat penetapan bagi  elemen-elemen berikut:

 

1.   Tujuan atau misi bagi mencapai hasrat pada jangka masa panjang.

2.   Objektif iaitu menyatakan hasrat yang hendak dicapai pada jangka masa yang terdekat atau sebaik sahaja sesuatu program itu selesai.  Pernyataan objektif ini mestilah bersifat boleh diukur, menjurus, boleh dicapai, sesuai dengan kenyataan dan boleh dilaksanakan dalam jangka masa yang ditetapkan.

3.   Strategi yang merupakan usaha menyusun kaedah-kaedah atau pendekatan-pendekatan yang akan digunakan untuk mencapai objektif yang dihasratkan.

4.   Dasar yang merupakan ketapan yang telah dijadikan asas bertindak sesebuah orgabnisasi.

5.   Tatacara ( prosedur ) yang perlu diikuti agar pelaksanaan sesuatu aktiviti sentiasa berada dalam kawalan.

6.   Peraturan yang perlu dipatuhi agar tidak akan berlaku penyelewengan terhadap sumber-sumber yang diagihkan.

7.   Program yang merupakan set aktiviti yang dijana untuk merealisasi setiap objektif dan selari dengan strategi yang telah dipilih.

8.   Belanjawan yang perlu disediakan dengan kemas kerana ia akan menjadi asas bertindak yang berkesan apabila sesuatu projek dapat dilaksanakan dalam lingkungan anggaran perbelanjaan yang dicadangkan.

 

            Pengelolaan pula adalah aktiviti kedua dalam hierarki  proses pengurusan.  Pengelolaan merupakan proses   mengagihkan sumber-sumber dan tugas-tugas kepada semua pihak yang terlibat dalam sesuatu proses pengurusan untuk diolah  mengikut kesesusuaian tempat, masa dan keadaan bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Koontz dan Wiehrich ( 1991 ) menegaskan bahawa mengelola atau mengorganisasi harus mempunyai elemen-elemen berikut:

 

1.   Idea yang jelas mengenai kewajipan dan asas tanggungjawab sebagaimana yang tertera dalam carta organisasi

2.   Idea yang jelas mengenai aktiviti utama yang akan dilaksanakan oleh organisasi sebagai panduan asas memperkembangkan aktiviti cabangan bagi menyokong aktiviti utama.

3.   Bidang kuasa yang difahami dan penugasan autoriti agar tidak ada pihak yang melanggar batasan bidang kuasa sehingga boleh mengganggu tugas-tugas ahli organisasi yang lain dan menjejaskan kerja-kerja mereka.

4.   Pengklasan aktiviti-aktiviti   yang akan mengkategorikan aktiviti-aktiviti sama ada mengikut keutamaan, fungsi pengurusan, tahap pengurusan dan sebagainya.

5.   Kelompok aktiviti  berasaskan sumber dan situasi iaitu menyediakan sekumpulan tugasan yang perlu dilaksanakan oleh setiap sumber manusia atau yang perlu dilaksanakan dalan sesuatu keadaan.

6.   Kumpulan sumber manusia di bawah satu bidang kuasa seorang pengurus  bagi memudahkan mereka untuk merujuk jika sesuatu keadaan di luar perancangan berlaku.

7.   Peruntukan bagi menyelaras sama ada secara menegak atau mendatar dalam struktur  organisasi. 

8.   Rangkaian hubungan individu yang jelas bagi mengelakkan berlakunya konflik akibat daripada medan komunikasi yang celaru sehingga wujudnya konflik yang merugikan organisasi.

9.   Teknik-teknik komunikasi  yang perlu diperjelaskan kepada semua ahli organisasi agar aliran komunikasi akan berlangsung dengan lancar tanpa ada sebarang jurang yang menghalang penyebaran maklumat sama ada dari bawah ke atas atau dari atas ke bawah.

 

            Berdasarkan paradigma Mondy dan Premeaux ( 1995 ), fungsi pengarahan dikategorikan sebagai sebahagian daripada fungsi mempengaruhi ( influencing ) yang merupakan proses untuk menentukan ( determining ) atau merangsang ( affecting ) tingkahlaku orang lain.  Fungsi mempengaruhi ini merangkumi elemen motivasi, kepemimpinan, komunikasi, kumpulan dinamik, kuasa, politik dan budaya koperat.  Motivasi dijelaskan sebagai kesediaan untuk menggerakkan daya usaha bagi mencapai matlamat-matlamat organisasi. 

 

Pengarahan pula dikaitkan dengan daya dan gaya kepemimpinan seseorang.  Pengarah atau pemimpin bertanggungjawab untuk memastikan segala tindakan yang diambil menghala kepada pencapaian visi dan misi organisasi.  Jika berlaku sebarang pelencongan, maka mereka bertanggungjawab untuk memperbetulkannya dan membuat pengubahsuaian  jika perlu.

 

Pengarah atau pemimpin perlulah mengamalkan sikap-sikap yang mampu mempengaruhi orang bawahan untuk melakukan kerja dengan lebih berkualiti.  Sikap-sikap tersebut dinyatakan secara ringkas seperti berikut:

1.   Bersedia mendengar dan prihatin terhadap pandangan subordinat

2.   Mampu membuatkan subordinat merasakan bahawa mereka merupakan kumpulan penting yang mampu mengenalpasti masalah organisasi

3.   Berusaha membuatkan subordinat merasakan mereka merupakan peserta yang diperlukan dalam membuat sesuatu kesimpulan.

4.   Mendapatkan input daripada mereka yang akan dipertanggungjawabkan melaksanakan sesuatu keputusan yang akan dibuat

5.   Menemui hanya mereka yang yang patut dilibatkan sahaja.

6.   Mengendalikan sesi mesyuarat dengan berkesan apabila diperlukan.

7.   Membuat tugasan dan kajian yang boleh membantu untuk menyegerakan proses pembuatan keputusan (Beck dan Yeager,1994).

 

            Pengawalan pula merupakan proses mengukur dan memperbetulkan prestasi dalam usaha untuk memastikan bahawa objektif dan rancangan perusahaan yang dirangka  telah disempurnakan sebagaimana ditetapkan atau dipersetujui.  Pengawalan yang berkesan mestilah mempunyai teknik dan alat-alat atau instrumen yang sesuai. 

 

Beberapa jenis alat kawalan telah dicadangkan oleh Koontz dan Weihrich ( 1991 ) seperti belanjawan yang menyatakan hasil-hasil yang dijangkakan dalam istilah kewangan seperti belanjawan hasil dan perbelanjaan, belanjawan masa, ruang, bahan dan keluaran, belanjawan perbelanjaan modal dan belanjawan tunai ( penerimaan dan pembayaran ). 

 

Termasuklah juga beberapa alat-alat kawalan yang sering digunakan oleh kebanyakan organisasi iaitu data statistik sama ada berbentuk sejarah atau peramalan, laporan dan analisis khas, audit pengendalian iaitu penilaian yang bebas dan teratur oleh juruaudit dalaman, penilaian peribadi berpandukan laporan, belanjawan, carta, nisbah dan pengesyoran juruaudit, carta Gantt yang menunjukkan aliran aktiviti kerja yang sepatutnya dipatuhi dan carta aliran Teknik Penilaian dan Kajian Semula Program (TPKSP ).

 

            Rue dan Byar ( 1995 ) telah meletakkan elemen komunikasi sebagai elemen yang penting bagi setiap fungsi pengurusan.  Mereka telah membuat penegasan yang bersungguh-sungguh bahawa setiap fungsi pengurusan mesti dikomunikasikan atau disampaikan untuk perhatian dan tindakan pihak subordinat dalam usaha untuk sama-sama menghayati misi organisasi secara keseluruhan.   Semua elemen pengurusan yang tidak disampaikan kepada subordinat akan menimbulkan kecacatan dalam setiap peringkat gerak kerja sesuatu projek.

 

Organisasi

 

Organisasi  ialah pengelolaan sumber-sumber agar memenuhi keperluan sesuatu projek.  Semua sumber dalam sistem pengurusan mesti distruktur dengan baik agar ia dapat digunakan dengan cekap dan mendatangkan hasil dengan berkesan.  walaupun begitu penstrukturan atau pengelolaan tidak boleh dibuat sembarangan.  Penstrukturan mestilah menepati enam ciri iaitu bidang kepakaran, jabatan, rantaian arahan, capaian kawalan, pemusatan dan pemecahan serta formalisasi ( Robbins, 1996 ).

 

 

Robbins (1996) menghuraikan maksud setiap ciri seperti berikut:

1.    Bidang kepakaran bermaksud tahap pembahagian tugas atau kerja yang terdapat dalam organisasi secara terpisah.

2.    Jabatan bermaksud kerja-kerja atau tugas-tugas dikelompokkan secara bersama.

3.    Rantaian arahan bermaksud rangkaian kuasa yang tidak terputus daripada atas ke bawah yang menjelaskan siapa melapor kepada siapa.

4.    Capaian kawalan pula bermaksud bilangan subordinat yang mampu diarah oleh seseorang pengurus secara cekap dan berkesan.

5.    Pemusatan bermaksud tahap pembuatan keputusan yang dipusatkan dalam sesebuah organisasi.

6.    Pemecahan pula bermaksud proses pembuatan keputusan dideligasi kepada pekerja bawahan.

7.    Formalisasi bermaksud tahap penyelarasan kerja-kerja dalam organisasi.

 

Penstrukturan organisasi yang sering ditemui ialah struktur mudah, birokrasi dan matriks. Di samping itu terdapat beberapa lagi bentuk struktur organisasi yang khusus untuk entiti tertentu seperti Struktur Pasukan ( The Team Structure ), Organisasi Maya (The Virtual Organisation), Organisasi Tanpa Sempadan (The Boundaryless Organization), Organisasi Feminin (The Feminine Organization). 

 

            Jika merujuk kepada Islam melalui organisasi solat, maka kita dapati Islam mengamalkan struktur organisasi mudah kerana Islam itu mudah dan sangat memudahkan umatnya.  Islam telah menggariskan susun atur imam dan makmum dalam solat berjamaah dengan penuh ketelitian seperti kedudukan imam dan makmum dalam situasi berdua, bertiga dan lebih daripada tiga orang. Makmum pula disusun mengikut kekananan daripada segi kualiti bacaan Al-Quran, umur dan jantina. Itulah syariat kepimpinan dalam sesebuah organisasi.  Organisasi yang tidak mengambil kira roh syariat dalam susunan kepimpinan akan menghadapi risiko hilang keberkatan, jauh dari rahmat dan tidak disukai oleh Allah SWT.  Oleh sebab itu kita dapati organisasi yang membelakangi syariat ini sering menghadapi kerumitan dan kecelaruan dalam urusan kerja seharian.

    

Rajah 2:

Struktur Organisasi Mudah

 

 

 

                                                                       Rajah 3:

Struktur Organisasi Birokrasi

 

 

 

Rajah 4:

Struktur Organisasi Matriks

 

 

            Seseorang ketua perlu memahami struktur organisasi dengan baik kerana ia mengandungi struktur kerja dan organisasi sumber yang saling berkaitan.  Ketua yang tidak memahami struktur organisasi akan menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas harian dan terperangkap dalam kecelaruan arahan, rujukan dan agihan sumber.  Kesimpulannya, pengetahuan dan kemahiran tentang struktur organisasi akan membantu seseorang pemimpin untuk mengurus organisasi dengan cekap dan berkesan.

 

Kepimpinan

 

Dalam sistem pengurusan yang telah diterangkan berdasarkan rajah konsep sebelum ini telah menzahirkan betapa penting dan berpengaruhnya aspek kepimpinan. Kepimpinan memainkan peranan yang sangat penting untuk menentukan dan memastikan semua penggunaan sumber dan perancangan berada pada landasan yang betul.  Kepimpinan juga bertanggungjawab membuat sebarang pengubahsuaian dan penambahbaikan seegera terhadap sebarang pelencungan daripada matlamat asal.

 

Kepimpinan pada dasarnya mengandungi dua fokus yang bebeza dari segi segmentasi kumpulan sasaran.  Kumpulan sasaran pertama ialah para pemimpin dengan gagasan kepemimpinan (leadership) dan kumpulan sasaran kedua ialah para pengikut dengan gagasan kepengikutan (followership).  Kepemimpinan merupakan fokus yang sering diperkatakan, manakala fokus kepengikutan sangat jarang diperkongsikan ilmu dan kemahirannya. 

 

Robbins (1996 ) menerangkan bahawa kepemimpinan bermaksud keupayaan mempengaruhi kumpulan ke arah mencapai matlamat.  Beck dan Yeager (1994) pula menghuraikan bahawa kepemimpinan ada di mana-mana tahap pengurusan dalam oragnisasi.  Bukan sahaja pada peringkat tertinggi dalam organisasi. Amiduddin (1990) pula merumuskan bahawa proses kepimpinan melibatkan hubungan pengaruh dua hala (kepemimpinan dan kepengikutan) yang diarahkan untuk mencapai matlamat bersama.  Pandangan Aminuddin ini sejajar dengan konsep kepimpinan dalam organisasi solat yang membahaskan aspek imam ( pemimpin ) dan makmum ( pengikut ) dengan teliti. Dalam organisasi solat, imam dan makmum dibincang serentak yang melibatkan aspek ciri-ciri organisasi solat, syarat-syarat kelayakan seseorang imam, tatacara makmum, kelonggaran dalam perhubungan mereka.

 

            Islam sangat mementingkan kedua-dua gagasan ini dan telah diterjemahkan saban hari sebanyak lima kali sehari melalui solat berjamaah.  Organisasi solat telah didoktrinkan sebagai suatu kewajipan yang mesti dilaksanakan walaupun oleh sebahagian khalayak melalui tuntutan fardhu kifayah. Kewajipan ini telah membuka ruang perkongsian ilmu dan kemahiran kepimpinan secara tekal, istiqamah dan berkesinambungan agar ia menjadi latihan yang mendorong kepada kesempurnaan aplikasi kepimpinan dalam kehidupan bermasyarakat dan berorganisasi.

 

            Kepemimpinan perlu dipelbagai agar seseorang ketua dilihat mudahsuai dengan keadaan dan orang.  Terdapat pelbagai teori yang telah dikemukakan hasil dapatan kajian tentang kepemimpinan seperti Teori Instruksional, Kontinjensi, Laluan Matlamat, Kredibiliti, Transformasi, Transaksi dan lain-lain.  Dalam kertas tidak dibincangkan kerana tiada keperluan ke arah itu.

 

            Kepelbagaian gaya kepemimpinan telah diulas oleh tokoh-tokoh pengurusan dalam pelbagai aspek.  Dalam kertas ini, penulis lebih cenderung untuk mengketengahkan pendekatan yang digunakan oleh Beck dan Yeager (1994). Gaya kepemimpinan dirumus berasaskan kepada Tetingkap Pemimpin ( Leader’s Window ).

Dari segi sokongan dan arahan, maka gaya-gaya kepemimpinan yang dizahirkan ialah Gaya Tinggi Arahan, Gaya Tinggi Arahan & Tinggi Sokongan, Gaya Tinggi Sokongan dan Gaya Rendah Arahan & Rendah Sokongan. 

Rajah 5:

Kepelbagaian gaya kepemimpinan

 

Sumber: Beck John D.W. dan Yeager N.M. (1994), The Leader’s Window,

New York: John Wiley & Sons, Inc.

 

Gaya pertama berkecenderungan untuk mengambil tindakan tanpa mendapatkan input daripada pihak lain.  Gaya kedua pula berkecenderungan untuk memberi arahan dari atas terhadap sesuatu idea dan terlibat secara aktif membantu kumpulan untuk merealisasikannya. Manakala gaya ketiga pula berkecenderungan untuk membantu ahli pasukan dalam bidang tanggungjawab mereka.  Seterusnya gaya keempat menzahirkan bahawa pemimpin berkecenderungan membiarkan ahli pasukannya melakukan kerja mengikut cara mereka sendiri.

 

            Beck dan Yeager (1994) merumuskan gaya kepemimpinan yang berkesan  kepada empat, iaitu:

1.    Mengarah ( Directing)

2.    Menyelesai masalah ( Problem solving )

3.    Membina ( Developing )

4.    Mengagih ( Delegating )

 

Beck dan Yeager ( 1994 ) juga merumuskan bahawa jika pemimpin dalam setiap gaya ini bertindak melebihi had, maka kepemimpinannya dianggap sebagai tidak berkesan.  Tindakan-tindakan tersebut ialah:

1.    Terlalu menguasai ( Dominating )

2.    Terlalu terlibat ( Over involving )

3.    Terlalu memenuhi keperluan ( Over accommodating )

4.    Terlalu berserah ( Abdicating )

 

 

 

 

 

 

Rajah 6:

Kepelbagaian gaya kepemimpinan yang berkesan dan tidak berkesan

 

Sumber: Beck John D.W. dan Yeager N.M. (1994), The Leader’s Window,

New York: John Wiley & Sons, Inc.

 

Kesimpulannya, seorang pemimpin yang mengamalkan pelbagai gaya kepimpinan dapat menyesuaikan diri dengan mudah walaupun berhadapan dengan subordinat yang mempunyai latarbelakang yang pelbagai dari segi kelayakan akademik, prestasi kerja dan tahap politik pejabat.  Pemimpin yang berwibawa adalah pemimpin yang jarang sekali menggunakan dan mendabik kuasa sah dan kuasa undang-undang untuk mengurus sumber dalam organisasinya.  Pemimpin berwibawa umpama ular yang mnyusur akar dan tidak akan hilang bisanya.  Pemimpin yang tidak berkesan sering menggunakan kuasa sah dan undang-undang untuk menegakkan dirinya dan memaksa subordinat untuk bekerja bagi mencapai objektif organisasi, tetapi hasilnya mengutamakan kuantiti berbanding kualiti.  Justeru, pemimpin berwibawa mesti mengamalkan pelbagai gaya kepemimpinan untuk tampil disegani kawan dan lawan.

 

 

Penutup

 

Kepemimpinan dan pengelolaan adalah dua elemen penting dalam sistem pengurusan.  Kedua-duanya saling melengkapi sistem tersebut bagi menghasilkan kecekapan dan keberkesanan. Perancangan dan pengawalan semata tidak mampu menggembeleng segala sumber untuk mencapai matlamat organisasi.  Justeru, semua sumber perlu dirancang, diolah, diarah dan dikawal dengan baik agar hasilnya nanti ialah kecekapan dan keberkesanan.  Semoga kertas kerja yang ringkas ini dapat mencetus kebingungan untuk terus mengkaji dan mendalami ketiga-tiga bidang yang sangat menarik untuk diperbahaskan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rujukan

Aminuddin Mohd Yusof (1990), Kepimpinan, Kuala Lumpur: Dewan Bahasa Dan Pustaka.

Beck John D.W. dan Yeager N.M. (1994), The Leader’s Window, New York: John Wiley & Sons, Inc.

Robbins S.P. (1996), Organizational Behavior, New Jersey: Prentice Hall, Inc.

 

Bibliografi

Md Zuki Hashim (2007), Cara Kerja Efektif. Kuala Lumpur: PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.

______________ (2008), Mengurus Acara Rasmi Sekolah, Kuala Lumpur: PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.